Privacyverklaring
Versie februari 2026
Inleiding
Dit is de privacyverklaring van Cordaad Welzijn. Om je goed van dienst te kunnen zijn verwerken wij, als het nodig is, jouw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld jouw naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer. In een aantal gevallen verwerken we ook bijzondere persoonsgegevens van onze klanten, zoals hulpvragen of gezondheidsklachten.
We verwerken de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarbij doen we ons uiterste best om de persoonsgegevens die we van je ontvangen veilig te bewaren en zorgvuldig te behandelen. We registreren zo weinig mogelijk (bijzondere) persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je hoe we omgaan met jouw gegevens.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die terug te leiden zijn tot een natuurlijk persoon. Dit soort gegevens krijgen wij als je bijvoorbeeld een (online) formulier invult, een brief of e-mail stuurt, een bericht achterlaat op onze socials of met ons belt.
Op het moment dat jij of een derde jouw persoonsgegevens met ons deelt verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen.
Verwerking
Van wie verwerken we persoonsgegevens?
Van alle personen met wie we contact hebben, kunnen we indien nodig persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer klanten, vrijwilligers, stagiaires en medewerkers van Cordaad Welzijn. Ook verwerken we persoonsgegevens van zakelijke klanten, leveranciers, contactpersonen of partners van Cordaad Welzijn.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
De verantwoordelijke voor het verwerken van jouw persoonsgegevens is Cordaad Welzijn gevestigd aan de Sterrenlaan 15, 5503 BG Veldhoven.
Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens:
• Bijvoorbeeld om jouw vragen te beantwoorden, je in te schrijven voor trainingen en cursussen of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.
• Om onze diensten te kunnen verlenen; bij het bepalen van jouw doel, de afspraken en de voortgang van onze dienstverlening. In geval van ziekte van de medewerker of vrijwilliger kan een collega jouw gegevens inzien.
• Voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering.
• In de communicatie met onze vrijwilligers (o.a. nieuwsbrieven) en klanten en met bedrijven of organisaties, verenigingen die een relatie met ons hebben.
• Voor verantwoording richting opdrachtgevers; de gemeente verstrekt subsidie en wil weten wat wij daarmee gedaan hebben en welke resultaten we hebben bereikt. Bij het geven van informatie aan opdrachtgevers zoals de gemeente worden alle persoonsgegevens geanonimiseerd, dus de opdrachtgever kan niet zien om welke personen het gaat. Tenzij hier toestemming voor is gegeven door de persoon zelf.
Hoelang bewaren we jouw gegevens?
Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt. Wij hanteren daarbij de wettelijke bewaartermijnen en de volgende specifieke bewaartermijnen:
Gegevenstype Doel Bewaartermijn Grondslag/opmerking
Klantdossiers hulpverlening en ondersteuning 3 jaar Gerechtvaardigd belang
Klantdossiers Jongerenwerk Hulpverlening en ondersteuning 5 jaar Gerechtvaardigd belang
Vrijwilligersgegevens Inzet, communicatie, planning 1 jaar Gerechtvaardigd belang
Medewerkersdossiers HR-administratie 2 jaar na uitdiensttreding Wettelijke bepaling. Voor het salarisdossier geldt voor fiscale gegevens een bewaartermijn van 7 jaar, voor loonbelastingverklaring en kopie ID-bewijs 5 jaar.
Sollicitatiegegevens Werving en selectie 4 weken na afwijzing Wettelijke bepaling. Met toestemming van sollicitant 1 jaar
Jouw gegevens
Bijzondere persoonsgegevens
Naast reguliere persoonsgegevens zoals jouw naam en contactgegevens, verwerken we ook ‘bijzondere persoonsgegevens’. Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens. Bijvoorbeeld gegevens over gezondheid, etnische gegevens. Wij leggen deze gegevens zo min mogelijk vast en beschrijven relevante gegevens zo indirect mogelijk. Zo beschrijven we niet een ziekte of aandoening, maar geven aan dat er sprake is van beperkte mobiliteit of inzetbaarheid. Deze gegevens mogen en zullen wij alleen registreren als dit noodzakelijk is voor onze hulp- en dienstverlening.
Bij individuele hulp- en dienstverlening leggen wij voor de klant een persoonlijk dossier aan. Wij registreren daarin welke doelen de klant met onze hulp wil bereiken. Ook kunnen daarin verslagen van gesprekken tussen klant en medewerker/vrijwilliger bewaard worden.
Beeldmateriaal van deelnemers, klanten, bezoekers
Als we beeldmateriaal (foto’s, video) verzamelen tijdens activiteiten vertellen we dit vooraf aan de deelnemers en vrijwilligers. Degene die dat willen, krijgen de gelegenheid buiten beeld te blijven.
Beeldmateriaal van jongeren tot 16 jaar delen we alleen op onze website of social media als er vooraf toestemming is gegevens door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Bij zelfgemaakt materiaal dat we gebruiken voor een beeldbank vullen de geportretteerden een toestemmingsverklaring Beeldmateriaal in. De toestemming hoeft niet steeds gevraagd te worden bij elk nieuw gebruik van een foto of filmpje, maar wordt voor onbepaalde tijd gevraagd. De toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken. Het materiaal wordt regelmatig opgeschoond.
Bij gebruik van eenmalige sfeerbeelden zonder dat daar individuen direct te herkennen zijn dan hoeft geen toestemmingsverklaring te worden getekend door degene die wordt afgebeeld.
Website
We gebruiken Google Analytics om bezoekersstatistieken te verzamelen met als doel de website gebruiksvriendelijker te maken. Deze gegevens zijn alleen voor intern gebruik. De informatie die Google verzamelt wordt opgeslagen op servers van Google. Wij hebben enkel toegang tot de geanonimiseerde en geaggregeerde data via rapportages in Google Analytics. Wij kunnen met deze rapporten niet bepalen wie je bent of waar je woont.
Toegang tot jouw gegevens
Afschermen persoonsgegevens
We vinden het zeer belangrijk dat jouw gegevens vertrouwelijk blijven. We hebben (technische) beveiligingsmaatregelen om misbruik van- en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Daarnaast heeft binnen Cordaad Welzijn alleen een selecte groep toegang tot jouw gegevens. Alleen voor wie het noodzakelijk is om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren heeft toegang tot onze klantsystemen.
Vertrouwelijk
We gaan ervan uit dat jouw gegevens altijd vertrouwelijk zijn. Iedere medewerker van
Cordaad Welzijn is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt ook voor derden die door Cordaad Welzijn zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten.
Verstrekken aan derden
Wij geven jouw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is om onze diensten uit te voeren, we dit wettelijk verplicht zijn (zorgplicht of meldplicht) of je ons hiervoor toestemming hebt gegeven.
Inzage in jouw gegevens
Ben je klant of vrijwilliger van Cordaad Welzijn en wil je zien welke persoonsgegevens van jou bij ons bekend zijn? Dan kun je gebruikmaken van jouw ‘Recht van inzage’. We verzoeken je wel specifiek aan te geven welke persoonsgegevens je graag wenst te ontvangen.
Melden van incidenten
Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van jouw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit binnen 72 uur na ontdekking melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als de inbreuk op jouw persoonsgegevens voor jou mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we jou dit zo snel mogelijk weten.
Jouw rechten
Je gegevens overdragen (dataportabiliteit)
Wanneer jij jouw gegevens wilt overdragen aan een andere organisatie, zorgen wij ervoor dat je deze digitaal of op papier ontvangt. Mail je verzoek naar: contact@cordaadwelzijn.nl
Juistheid van je gegevens
Wanneer jouw gegevens onjuist, onvolledig of in strijd met een wettelijk voorschrift verwerkt zijn zullen wij dit rechtzetten. Wanneer derde(n) van ons jouw gegevens hebben ontvangen, zullen wij hen op te hoogte brengen, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.
Je gegevens wissen
Je mag ons altijd vragen je gegevens te wissen. Bijvoorbeeld wanneer ze niet langer nodig zijn voor onze dienst of je bezwaar maakt tegen de verwerking. Maar we kunnen niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht zijn om bepaalde gegevens van jou te bewaren. Zo hebben we een wettelijke bewaarplicht voor salarisgegevens van 7 jaar.
Bezwaar maken
Als je van mening bent dat jouw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor onze dienstverlening of niet juist zijn, kun je dit aangeven. Wij mogen dan (tijdelijk) jouw gegevens niet meer verwerken. Ook kun je bezwaar maken als we jouw persoonsgegevens gebruiken voor andere doeleinden dan afgesproken, zoals jou ongevraagd persoonlijke aanbiedingen doen.
Dien je verzoek of bezwaar in
Neem contact met ons op via onderstaande contactgegevens of stuur ons een mail of brief, voorzien van jouw naam, adres en telefoonnummer. Wij vragen jou je te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs. Zo kunnen wij controleren of we de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken. Buitensporige verzoeken om informatie te geven kunnen door ons worden afgewezen, bijvoorbeeld wanneer je ons meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.
Klacht indienen
Ben je van mening dat we ons niet of onvoldoende aan deze privacyverklaring houden dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij het Informatie- en Meldpunt Privacy van de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens zijn:
Informatie- en Meldpunt Privacy
T. 088 - 1805 250
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG
Je kunt ook het contactformulier invullen op onze website. https://www.cordaadwelzijn.nl/contact/ Wij zorgen dan dat er passende maatregelen komen.
Over deze privacyverklaring
Cordaad Welzijn kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vind je altijd op onze website. Heb je vragen of opmerkingen over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op:
Cordaad Welzijn, Secretariaat en administratie
Sterrenlaan 15 | 5503 BG Veldhoven
040 253 3443
Autorisator: Directeur-Bestuurder Diane van Zwet
Vastegesteld: 24-2-2026
Instemming OR: 22-1-2026
Evaluatiedatum: 01-01-2029